Notice d’information et déclaration de consentement
pour les traitements de données à caractère personnel opérés dans le cadre du contrôle Covid check 

Introduction

La présente notice d’information est émise par l’employeur pour vous informer sur les traitements de données à caractère personnel opérés dans le cadre du contrôle CovidCheck imposé par la loi, notamment la tenue de la liste volontaire des salariés vaccinés ou rétablis conformément à l’article 3septies, paragraphe 2 de loi modifiée du 17 juillet 2020 sur les mesures de lutte contre la pandémie du Covid-19 et du contrôle par l’employeur du respect par les salariés de leur obligation d’être en mesure de présenter sur leur lieu de travail un certificat tel que visé aux articles 3bis, 3ter ou 3quater (« ci-après « certificats ») de ladite loi.

L’employeur propose de tenir une liste pour faciliter les vérifications effectuées dans le cadre des contrôles et pour éviter que les personnes vaccinées ou rétablies doivent présenter leur certificat de vaccination ou de rétablissement à chaque accès sur leur lieu de travail. L’inscription sur cette liste est volontaire.

Les personnes vaccinées ou rétablies inscrites sur la liste peuvent donc accéder à leur lieu de travail sans présentation d’un certificat en démontrant leur inscription sur la liste. Veuillez noter que l’inscription sur la liste s’applique sans préjudice du droit de l’employeur (ou par délégation de dernier, par l’intermédiaire soit d’un ou de plusieurs de ses salariés, soit d’un ou de plusieurs prestataires externes) de procéder à la vérification d’identité des personnes concernées, s’il y a lieu en la comparant à celle figurant sur la pièce d’identité. 

Les personnes non vaccinées ou rétablies et les personnes vaccinées ou rétablies n’ayant pas souhaité être inscrites sur la liste devront se soumettre quotidiennement au Covid Check sans quoi elles ne pourront travailler. Afin de rendre possible le contrôle par l’employeur du respect par les salariés de leur obligation d’être en mesure de présenter sur leur lieu de travail un certificat, une fonctionnalité logicielle a été développée par le Kierchefong pour être utilisée par tous les salariés, ministres du Culte et catéchètes employés par l’Archevêché, la société Lafayette et le Kierchefong. Une liste complémentaire des employés à contrôler quotidiennement est mise en place pour le suivi.

1. Coordonnées du responsable du traitement

Le responsable du traitement est le « Groupe Archevêché ». L’employeur traite vos données à caractère personnel vous concernant, en sa qualité de responsable du traitement, dans le cadre de la mise en œuvre du contrôle « Covid check » en application de la loi modifiée du 17 juillet 2020, en particulier l’article 3septies de ladite loi. 

L’employeur peut être contacté moyennant les coordonnées suivantes : 

Archevêché : personnel@cathol.lu

Lafayette : hr@lafayette.lu

Kierchefong : cca@kierchefong.lu

2. La base de licéité du traitement, les catégories de données traitées et les finalités du traitement

La licéité des traitements de données opérés

Votre inscription sur la liste et la tenue de celle-ci par l’employeur est licite au motif que vous avez consenti explicitement au traitement de vos données (articles 6, paragraphe 1er, lettre a) et 9, paragraphe 1er, lettre a) du règlement (UE) 2016/679).

Le traitement de vos données par l’employeur dans le cadre de la mise en œuvre du contrôle « Covid check » et des obligations légales prévues par la législation applicable, en particulier la loi modifiée du 17 juillet 2020 sur les mesures de lutte contre la pandémie du Covid-19 est par ailleurs licite en application des articles 6, paragraphe 1er, points c) et e) et 9, paragraphe 2, points b), i), et le cas échéant f), du règlement (UE) 2016/679.

Les catégories de données traitées

Le traitement réalisé par l’employeur concerne les catégories de données suivantes :

• votre société

• votre nom et prénom ;

• votre adresse courriel

• pour les personnes ayant souhaité être inscrites : la durée de validité de votre certificat conformément à la loi modifiée du 17 juillet 2020.

• pour les personnes ne souhaitant pas être inscrites : l’état de validité de votre certificat conformément à la loi modifiée du 17 juillet 2020.

Les finalités du traitement

Le traitement de vos données a pour finalités : 

• la facilitation des vérifications effectuées par l’employeur dans le cadre du paragraphe 1er, alinéa 1er de l’article 3septies de la loi modifiée du 17 juillet 2020 ;

• pour les personnes ayant souhaité être inscrites, assurer que vous ne devez pas, à chaque fois que vous accédez à votre lieu de travail, vous soumettre aux vérifications exhaustives imposées par la loi modifiée du 17 juillet 2020 par la présentation du certificat se rapportant à votre personne ;

• le contrôle et la gestion des accès au lieu de travail conformément à l’article 3septies de la loi modifiée du 17 juillet 2020 ;

• assurer la sécurité et la santé des salariés ainsi que toute autre personne ayant accès au lieu de travail.

3. Les sources de données et leurs destinataires

 Vous fournissez les données relatives à votre identité ainsi que la durée de validité de votre certificat directement à l’employeur.

L’employeur peut déléguer la tenue de cette liste soit à un ou plusieurs de ses salariés, soit à un ou plusieurs prestataires externes. Seul l’employeur et la ou les personnes chargées de la tenue de ladite liste peuvent accéder à son contenu. Vos données ne sont pas communiquées à des tiers.

4. pour les personnes ayant souhaité être inscrites : 
            caractère facultatif de votre inscription sur la liste

Votre inscription sur la liste est purement volontaire. L’inscription sur la liste se fait moyennant présentation du certificat de vaccination ou de rétablissement. Le contrôle d’accès se fera ensuite exceptionnellement moyennant une pièce d’identité sur base des indications de cette liste. En contrepartie, vous seriez dispensé de la présentation du certificat se rapportant à votre personne au moment de chaque accès à votre lieu de travail.

Le défaut d’inscription sur la liste ou le retrait de celle-ci n’a aucun impact sur la relation de travail. (il implique seulement que vous devez, à l’occasion de chaque accès à votre lieu de travail, présenter un certificat valable se rapportant à votre personne).

Nous attirons expressément votre attention sur le fait que vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à tout moment et sans qu’aucune justification ne soit nécessaire par renvoi du courriel d’inscription/désinscription ou d’un écrit à l’employeur. Dans ce cas de figure, vos données seront supprimées irrémédiablement de la liste par l’employeur (le retrait de votre consentement n’affectera toutefois pas la licéité du traitement fondé sur votre consentement effectué avant ce retrait).

5. Durée de conservation

Pour les personnes ayant souhaité être inscrites : Sans préjudice de votre droit de retirer votre consentement à tout moment, vos données sont conservées pour une période équivalente à la durée de validité de votre certificat, respectivement pour une période équivalente de la durée d’application de la dernière loi relative au Covid-19, si cette dernière est inférieure à la durée de validité de votre certificat. À l’issue de cette durée, vos données seront détruites irrémédiablement.

Pour les personnes ne souhaitant pas être inscrites : l’état de validité de votre certificat est vérifié et conservé jusqu’à la fin de la journée de travail. Les données relatives à votre certificat sont effacées à la fin de la journée.

6. Le transfert de vos données vers des pays tiers

Vos données sont traitées au sein de l’espace économique européen.

7. Les droits de la personne concernée  

Vous disposez, dans les limites de la législation applicable, des droits prévus par les dispositions du chapitre III (articles 12 à 22) du règlement (UE) 2016/679. 

Pour les traitements de données licites en application de l’article 6, paragraphe 1er, point e) du règlement (UE) 2016/679, vous disposez conformément à l’article 21 dudit règlement par ailleurs du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel. Compte tenu du fait qu’il existe toutefois des motifs légitimes et impérieux pour le traitement de vos données qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés en application de la loi modifiée du 17 juillet 2020, l’employeur n’est pas tenu de faire droit à une éventuelle demande de droit d’opposition de votre part. 

Le traitement de vos données n’implique pas de prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. La décision finale de conférer accès au périmètre placé sous le régime Covid check est prise par l’employeur.

Toute communication relative à une demande d’information, de réclamation ou quant à l’exercice de vos droits prévus par les dispositions du règlement (UE) 2016/679 est à adresser au délégué à la protection des données de l’employeur, M. Uwe Franzen, dataprotection@cathol.lu, 462023-25

8. Réclamation
            auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD)

Si, après nous avoir contacté, vous estimez que le traitement de vos données effectué par l’employeur constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 ou que vos droits prévus par ledit règlement ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) (https://cnpd.public.lu) ; 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux ; (+352) 26 10 60-1.