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IMPORTANCE D'UN INVENTAIRE VIVANT
L'inventaire d'objets dans les églises, chapelles et autres bâtiments du patrimoine culturel constitue une tâche complexe et essentielle. L'inventaire "vivant" représente une approche moderne et dynamique de la gestion des objets du patrimoine culturel. En documentant minutieusement chaque mouvement, en assurant une traçabilité en temps réel et en validant les demandes par des professionnels habilités, ce système garantit non seulement la préservation des trésors culturels, mais aussi une gestion transparente et efficace. La mise en œuvre rigoureuse de ces principes est essentielle pour la protection et la valorisation du patrimoine pour les générations futures.
Cet article explore les mécanismes, les processus et l'importance de maintenir un inventaire "vivant" efficace.
Les types de mouvements d'objets
Il existe 8 types de mouvements d'objets dont vous trouverez un bref descriptif ci-dessous. Pour savoir quel type choisir lors de l'enregistrement de la demande, nous vous invitons à consulter le
1. Nettoyages et restaurations
Les objets envoyés pour réparation auprès d'une société ou nettoyage doivent être suivis avec rigueur afin de garantir leur retour. Les interventions de restauration doivent être bien documentées pour préserver l'historique de chaque objet et pouvoir identifier facilement les modifications ou améliorations apportées ainsi que les techniques utilisées.
2. Prêts internes et 3. prêts externes
Les objets peuvent être prêtés pour une durée déterminée à d'autres églises au sein de la paroisse ou bien à d'autres fabriques d'église mais également à des musées, des expositions, ou d'autres institutions pour des expositions temporaires. Le prêt d'objets exige un suivi rigoureux pour garantir leur retour en bon état et dans les délais convenus. Cela permet de vérifier, dans le cas d'un objet de valeur, qu'il fait bien l'objet d'une assurance spécifique.
4. Transferts
Les transferts d'objets entre bâtiments peuvent survenir pour plusieurs raisons, comme la désacralisation d'un édifice, les besoins de la paroisse, la réorganisation des collections, ou tout simplement pour des raisons de sécurité. Un transfert nécessite une documentation précise pour garantir que chaque objet est correctement répertorié dans son nouvel emplacement.
5. Ajustements d'inventaire
Les ajustements d'inventaire peuvent être nécessaires lorsque l'emplacement exact change dans le bâtiment ou que l'état de l'objet doit être adapté.
6. Modifications des données d'une carte d'article
Les modifications des données d'une carte d'article sont nécessaires si l'on doit changer le propriétaire, par exemple en raison d'informations erronées lors de la prise d'inventaire.
7. Vols / pertes / destruction
Malheureusement, les objets d'art et du patrimoine peuvent être perdus ou même victimes de vols. Dans ce cas, il est crucial de mettre à jour immédiatement l'inventaire pour signaler la disparition et faciliter les recherches et les enquêtes. Si un objet doit être mis au rebut, cette demande de mouvement est également établie.
8. Ventes d'objets
La vente d'objets, bien que moins courante, doit être documentée pour assurer la transparence et la traçabilité. Cela inclut les informations sur l'acheteur et les conditions de vente.
Le processus de demande de mouvement
Création de la Demande
Pour chaque type de mouvement, une demande de mouvement doit être sollicitée sur le portail du KMS. Cette demande comprend des détails précis sur l'objet, le type de mouvement, la destination, la durée prévue et toute autre information pertinente. Les demandes de mouvement sont enregistrées les personnes habilitées :
• Curé
• Président
• Secrétaire
• Trésorier
Validation
Les demandes de déplacement doivent être validées par des personnes habilitées, telles que les responsables d'inventaire. Une fois enregistrées, ces demandes doivent être validées par le responsable de l'inventaire de la CCA pour garantir leur exactitude et leur légitimité.
Suivi et Traçabilité
Le système d'inventaire permet de suivre en temps réel la localisation de chaque objet grâce à la section "Transaction". Cela offre une traçabilité complète des mouvements et assure que chaque objet est attribué au bon bâtiment ou emplacement.
Importance de l'inventaire "vivant"
Préservation du Patrimoine
Un inventaire "vivant" est crucial pour la préservation du patrimoine culturel et religieux. Il assure que les objets sont correctement entretenus, restaurés et protégés contre les pertes ou les dommages.
Transparence et Responsabilité
La documentation précise et la traçabilité des mouvements d'objets assurent la transparence et la responsabilité des gestionnaires du patrimoine. Chaque mouvement est enregistré et peut être vérifié, réduisant ainsi les risques de perte ou de mauvaise gestion.
Gestion Optimisée
Un système d'inventaire "vivant" permet une gestion optimisée des collections. Les gestionnaires peuvent facilement localiser, accéder et organiser les objets en fonction des besoins, des expositions ou des projets de recherche.
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Maîtrisez l'Inventaire "Vivant" en Toute Simplicité
Nous avons créé une série de vidéos tutoriels détaillées. Ces vidéos vous guideront pas à pas à travers les différents types de mouvements d'objets, tels que les transferts, prêts, réparations, ajustements de quantité, modifications des données d'une carte d'article, et ventes. Vous apprendrez comment enregistrer chaque mouvement de manière efficace et précise.
Ne manquez pas cette opportunité d'approfondir vos connaissances et de perfectionner vos compétences en gestion du patrimoine.
Nous cherchons toujours des volontaires pour rejoindre notre équipe d'encodeurs d'inventaire.
Si vous êtes passionné par l'organisation ou connaissez quelqu'un qui pourrait l'être, encouragez-les à se manifester. Pour plus d'informations et pour vous inscrire, contactez :
- votre curé
- le coordinateur de l'inventaire à l'adresse inventaire@kierchefong.lu
